Oh nee... het is weer (dra)maandag!
Vandaag is het voor velen weer die dag van het vervelende wekelijkse teamoverleg of de periodieke afdelings- of Business Unit vergadering.
En toch zijn dit de uitgelezen mogelijkheden om jezelf te laten zien. Als je tenministe meer uit je werk wilt halen! Wellicht ken jij ze ook, de mensen die wel veel klagen maar die zich nooit laten horen of zien op vergaderingen. Ze worden vooral veel genoemd als de eeuwige grote afwezige en ook weinig gevraagd voor een promotie of een leuk project waarin moet worden samengewerkt. En dat kan ze misschien ook weinig schelen dus blijven ze onzichtbaar, tot aan hun pensioen.
Maar jou kan het wel schelen! Dus laat je zien en horen bij vergaderingen!
Vergaderingen
De allergrootste valkuil die je als vrouw bij een vergadering echt moet omzeilen is het notuleren. Niet doen! Zorg altijd dat je een actieve rol hebt bij een vergadering. Het fabeltje dat vrouwen 2 dingen tegelijk kunnen is nl. niet (altijd) waar. Zodra jij moet notuleren, kan je niet meer actief deelnemen aan de vergadering. Niet alleen omdat je je aandacht dan moet verdelen, maar ook omdat de andere deelnemers je gelijk een andere rol toebedelen. Laat een ander dat dus maar eens doen of breng als eerste punt gelijk in of het niet overbodig en achterhaald is dat notulen? Waarom niet aan het einde gezamenlijk even de actiepunten benoemen.
Neem dus een actieve rol. Houd je niet van lange nutteloze vergaderingen, neem dan zelf de leiding! Houd de tijd in de gaten en geef het aan wanneer er tijd verspild wordt door dingen te herhalen, door elkaar te praten of door oeverloze discussies.
Stel je altijd duidelijk voor bij een vergadering, als er mensen bij zitten die je nog niet kent.
Gebruik bij meerdere onbekende deelnemers, dan ook even een naambordje. Noem je naam en je functie en vertel evt. wat meer over jouw rol en doelstellingen in de vergadering of het project.
Bereid de vergadering altijd goed voor, zorg dat je je feiten op een rij hebt. Neem evt. een "spiekbriefje" mee met de onderwerpen die voor jou belangrijk zijn. Als er notulen zijn van de vorige vergadering, zorg dat je die gelezen hebt en dat je weet welke actiepunten er waren en wat de status daarvan is.
Neem zelf materiaal mee ter ondersteuning: voorbeelden uit de praktijk (met de STAR methode!) doen het goed, een artikel, boek, een presentatie of beeldmateriaal en zorg dat je genoeg kopieen hebt voor alle deelnemers. Lever van te voren ook materiaal of nieuwe agendapunten aan.
Zorg voor goede argumenten als je iets wilt gedaan krijgen: verdiep je in oorzaken, gevolgen, resultaten, voor- en nadelen, afspraken, doelen en regels.
Herken van jezelf welke rol je in een vergadering altijd speelt en welke andere rollen er zijn. Verdiep je eens in de rollen van Belbin of de denkhoeden van de Bono en kijk welke natuurlijke "bondgenoten" en "vijanden" je hebt binnen het team en hoe je samen kunt werken om je doelen te bereiken.
Stel vragen!
Durf ook kritische vragen te stellen en als je een idee hebt, laat je dan horen. Laat anderen niet het gras voor je voeten wegmaaien. Als iemand met jouw idee aan de haal gaat, herhaal dan nog even op een subtiele manier dat het jouw idee was... "Inderdaad, zoals ik net al zei...."
Geef je ook vrijwillig op voor vervolgtaken of projecten die je leuk vindt, waar je goed in bent en waar je van kunt leren! Laat je zo min mogelijk verleiden tot taken die je minder liggen.
Tenslotte is het natuurlijk heel belangrijk om goed te luisteren! Probeer niet alleen je eigen zin door te drukken, maar luister heel goed naar anderen. Wat zijn hun drijfveren of verborgen agendapunten, hebben ze wel goede argumenten, wat is hun doel, wat zijn hun zorgen eigenlijk? Een goede vergaderaar is verslaafd aan LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen... Zo kun je ook als je over een bepaald onderwerp geen sterke mening hebt, jezelf laten horen en leren van anderen.
Krijg je het Spaans benauwd bij de gedachte dat je iets moet zeggen bij een vergadering, bedenk je dan dat je echt niet de enige bent. Het kan helpen om dit even kort te benoemen waardoor je het relativeert. Zelf vond ik het nooit erg maar ging ik wel altijd blozen als ik wat wilde zeggen, dus voordat anderen conclusies konden trekken, maakte ik er altijd zelf een opmerking over. Dan breek je het ijs en houd je de controle!
Dit zijn dus een aantal manieren om jezelf op een positieve manier zichtbaar maken tijdens vergaderingen!
TGI Monday!!
PS: hier een onverwachts en beetje gekke tip misschien, maar het is uit het leven gegrepen! Met name als je in een mannenorganisatie werkt, is het vergadermeubilair niet altijd afgestemd op vrouwelijke deelnemers. Want kijk... ik benadruk wel dat je zichtbaar moet zijn, maar een korte rok en een vergadering met mannen en meubilair zonder een zogenoemd "schaamschot" kan echt bijzonder vervelend zijn. Draag dus een broek of vraag bij de inkoopafdeling om deugdelijk meubilair :-) Je wilt natuurlijk wel zichtbaar zijn om de juiste dingen.
